La conception et l’organisation de l’accueil sont préparées par un groupe de travail constitué de fonctionnaires appartenant aux services les plus concernés par cette opération, dont l’action est coordonnée par les directeurs généraux sous l’autorité des deux secrétaires généraux.
Ce groupe de travail commence à se réunir 18 mois environ avant le début de la nouvelle législature. Sur la base des retours d’expérience des précédents accueils et tout en cherchant à améliorer le dispositif, notamment grâce aux possibilités offertes par les nouvelles techniques de communication, il valide, au fur et à mesure de ses réunions, les principales modalités d’organisation de l’accueil.
I. – LES OPÉRATIONS PRÉPARATOIRES À L’ACCUEIL
Pour la collecte des résultats et pour l’information des élus, en particulier de ceux qui le sont pour la première fois, les relations avec le ministère de l’intérieur sont primordiales.
1. - La collecte des résultats électoraux
Les données de base (nom, prénom, date de naissance, département et numéro de circonscription) concernant l’ensemble des candidats sont transmises à l’Assemblée nationale par fichier numérique trois semaines avant le 1er tour. Ces informations sont rapprochées de celles issues des référentiels de gestion de l’Assemblée afin de constituer une base de données complète des candidats aux élections.
Les résultats sont transmis au cours de la nuit électorale par une liaison informatique spécialisée installée à cet effet, nécessitant l’installation de postes informatiques supplémentaires et en sus des équipes et matériels propres à l’Assemblée.
La confrontation du fichier des candidats et des noms des députés élus permet d’éditer les fiches individuelles des députés de la nouvelle législature servant de base à la procédure d’accueil. Ces fiches sont pré-remplies des informations dont disposent déjà les services de l’Assemblée sur les nouveaux élus.
2. - La diffusion d'une circulaire d'information sur l'accueil
En 2007, deux semaines avant le jour du scrutin, un courrier signé des secrétaires généraux de l’Assemblée nationale a été adressé aux préfets leur demandant de transmettre aux nouveaux élus de leur département, dès la proclamation des résultats, une lettre signée du Président de l’Assemblée nationale à laquelle était jointe une note donnant des indications pratiques sur le déroulement de l’accueil au Palais Bourbon et le calendrier d’ouverture de la nouvelle législature.
Innovation de la procédure instaurée en 2007, la note jointe au courrier du Président de l’Assemblée nationale contenait un identifiant et un mot de passe personnalisé permettant au député de se connecter à un site Extranet spécialement consacré à l’accueil. Sur ce site, le député pouvait trouver des informations générales relatives à l’Assemblée nationale et au déroulement de l’accueil, ainsi que remplir à distance, s’il le souhaitait, sa fiche individuelle de renseignement allégeant ainsi ce que cette formalité peut avoir de fastidieux lorsqu’elle est accomplie au cours de l’accueil lui-même.
II. – LA PROCÉDURE D’ACCUEIL
Dès le matin du lendemain de chaque tour de scrutin, les députés élus peuvent se présenter au Palais Bourbon où les fonctionnaires sont mobilisés pour les accueillir, pour le plus grand nombre d’entre eux, dans le court laps de temps (neuf jours en 2007) compris entre le second tour des élections législatives et la première réunion de la nouvelle assemblée.
1. - Le déroulement de l'accueil
En 2007, comme en 2002, la procédure d’accueil a été différente selon qu’il s’agissait de députés réélus ou de « nouveaux » élus. Pour les premiers, qui connaissent le fonctionnement de l’Assemblée et dont la situation administrative est connue des services, la partie d’information de l’accueil se résume à une actualisation. Pour les seconds, le besoin d’information réciproque est beaucoup plus important.
Accompagné depuis l’entrée du Palais Bourbon par un huissier en tenue, chaque député est orienté, dans des lieux distincts selon qu’il s’agit d’un réélu ou d’un nouvel élu, vers des fonctionnaires d’accueil « généralistes » accompagnés de secrétaires chargés de saisir les informations nécessaires à sa prise en charge par l’Assemblée. L’objet de ce contact est de compléter, ou remplir, la fiche de renseignement. S’il s’agit d’un réélu, la fiche est, en principe, à jour et il suffit de la vérifier et de la signer. Il en est de même si le nouvel élu a fait usage de la possibilité de la remplir par l’intermédiaire du site Extranet ; dans le cas inverse, la fiche est remplie par la secrétaire directement sur écran.
Il est ensuite proposé aux nouveaux députés, sans que cela soit obligatoire, de s’entretenir avec plusieurs fonctionnaires « spécialistes » qui peuvent leur dispenser des informations plus précises sur leurs obligations en matière, éventuellement, de cumul de mandat ou d’activités professionnelles compatibles avec la fonction parlementaire, sur leur nouveau régime de protection sociale, et sur les moyens mis à leur disposition pour l’exercice de leur mandat (collaborateurs, transports, téléphone, courrier…).
Le circuit de l’accueil redevient ensuite commun aux anciens et nouveaux élus. Chaque député se rend dans un studio où il est photographié. Sa photo est publiée sur le site Internet de l’Assemblée, dans l’annuaire « Notices et portraits » et utilisée pour la confection du badge « mains libres » édité sur place qui permet de franchir automatiquement les contrôles d’accès du Palais Bourbon. Nouveauté introduite en 2007, les députés ont pu se faire photographier dans les travées de l’hémicycle, la photographie étant mise immédiatement à leur disposition sur une clé USB.
Une antenne d’information tenue par trois fonctionnaires a pour rôle de répondre aux questions des députés sur le fonctionnement de l’Assemblée et les modalités pratiques de l’exercice du mandat.
2. - La documentation remise aux députés
Les renseignements oraux dispensés aux députés se doublent d’une documentation écrite et, désormais, électronique, remise à chacun d’entre eux. Celle-ci comporte :
- un opuscule constituant un guide pratique du député récapitulant les informations qui ont pu être dispensées par les « spécialistes ». Le texte de ce livret, considérablement allégé par rapport à celui des débuts de législature précédents, renvoie à des formulaires que le député est appelé à retourner ultérieurement à différents services et dont, là encore, la liste a été raccourcie ;
- le présent ouvrage sur l’Assemblée nationale dans les institutions françaises qui, à l’occasion de l’accueil, fait l’objet d’une mise à jour ;
- novation de 2007, une clé USB regroupant, sur support numérisé, la documentation ci-dessus ;
- en outre, chaque député reçoit une mallette contenant les insignes de sa fonction : l’écharpe tricolore, l’insigne porté dans des cérémonies publiques et communément appelé « baromètre » du fait de sa forme, la cocarde à apposer derrière le pare-brise d’un véhicule, la carte d’identité de député et le code personnel d’accès au site Extranet de l’Assemblée .
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