Le passage du papier au format numérique n’a pas pour effet de supprimer tout matériel utilisé, les pixels utilisés pour la numérisation constituant une matière par elle-même.

Une dématérialisation s’entend du fait de rendre immatériel quelque chose, le dépouiller de sa matière concrète. La dématérialisation de processus est l’acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés.

La numérisation s’entend de l’action de numériser, c’est-à-dire de convertir une matière papier en version numérique donc de convertir des systèmes qui transmettent des données sous la forme de représentation d’informations ou de grandeurs physiques au moyen de caractères ou de signaux à valeurs discrètes.

L’action de passage du format papier au format numérique répond donc bien à une numérisation plutôt qu’à une dématérialisation.

De plus, le terme de numérisation rend davantage compte du coût généré par le fait de numériser les données. En effet, le passage d’un support papier à un support numérique n’est pas neutre financièrement et en ayant des conséquences en matière environnementale.