Réponse publiée le 3 avril 2000

Les règles qui régissent la certification des copies conformes à l'original sont prévues dans une circulaire n° 42 du 17 janvier 1963 qui distingue les cas où les autorités ayant qualité pour certifier conformes, maires, et commissaires de police, doivent certifier la copie, ne doivent pas certifier, ou peuvent certifier le document qui leur est présenté. Il ressort de cette circulaire que les maires et commissaires de police sont tenus de certifier conformes à l'original les copies de pièces lorsque l'original émane d'une autorité officielle et que la copie conforme est exigée par un texte législatif, ou réglementaire ou par une administration ou un établissement public. A contrario, les autorités précitées ne doivent pas certifier les copies dont la certification est de la compétence exclusive de l'autorité qui détient la minute ou a remis le brevet de l'acte. S'agissant des autres documents, il appartient au maire de déterminer s'il souhaite compte tenu notamment de la charge de travail pesant sur ses services, se livrer à la certification conforme de leurs copies. Dans ce cadre, le maire n'est pas tenu de répondre favorablement ni aux demandes émanant de personnes résidant dans sa commune, ni à celles de personnes ne résidant pas dans sa commune. Le maire, comme le commissaire de police, n'a pas compétence liée en la matière. La demande de copies certifiées conformes à l'original par les organismes publics comme privés s'étant accrue, une circulaire n° 1442 du 23 décembre 1981 relative à l'amélioration des relations entre l'administration et les usagers émanant du ministre chargé de la fonction publique et des réformes administratives a tenté de la limiter. Cette circulaire a notamment indiqué que lorsque la production d'une copie certifiée conforme est demandée, il appartient à l'administration demanderesse de s'acquitter de la formalité de certification conforme au vu de l'original. Enfin, le texte a indiqué que l'administré ne doit se séparer de l'original que dans des cas exceptionnels.