Réponse publiée le 27 janvier 2009

La globalisation des crédits de fonctionnement et de rémunération des préfectures, initiée depuis 2000, s'est accompagnée de la mise en place d'un contrôle de gestion, contrepartie nécessaire de la plus grande liberté de gestion laissée aux responsables locaux. Il s'exerce en application de quatre principes : il est conduit à l'échelon de chaque préfecture sous la responsabilité du préfet ; il n'est pas l'affaire d'un spécialiste ; il doit faire l'objet d'une appropriation par l'ensemble de l'encadrement et des agents de la préfecture ; il s'articule autour de sept missions (représentation de l'État, sécurité, réglementation, délivrance des titres, relations avec les collectivités locales, actions interministérielles, SGAR) et des fonctions logistiques exercées par la préfecture, qui constituent les cadres de mesure des performances ; il s'appuie sur un système d'information mutualisé - INFOPREF - qui donne aux préfectures des outils de pilotage de leur activité et assure l'information de l'administration centrale et du parlement sur les résultats de cette activité. Chaque préfecture est en mesure de confronter le résultat de ses indicateurs à la moyenne observée dans sa strate ou au niveau national. Elle peut également se comparer à des préfectures dont le contexte et l'activité sont jugés similaires. Enfin, chaque préfecture peut suivre trimestriellement ou annuellement l'évolution de ses propres résultats. Les données observées selon ces trois approches permettent d'alimenter une réflexion sur les facteurs explicatifs des résultats de la préfecture : contexte local, contrainte d'activité particulière, moyens mis en oeuvre, organisation du travail. Depuis 2008, un accès complémentaire permet de consulter les résultats d'activité également par région. Les indicateurs d'INFOPREF n'ont pas vocation à refléter la totalité des activités de toutes les préfectures mais visent à fournir des critères objectifs d'analyse des performances par mission. Chaque préfecture sélectionne les indicateurs les plus utiles pour le suivi de son activité, compte tenu des objectifs prioritaires définis par le préfet. Elle élabore, si nécessaire, d'autres indicateurs prenant en compte les spécificités de son activité. L'ensemble permet la réalisation d'un tableau de bord pour le pilotage de l'activité de la préfecture. INFOPREF est un système d'information déjà très abouti. Il satisfait globalement ses utilisateurs et est en progrès constant. De plus, l'application (PILOT), généralisée depuis le 1er janvier 2008 à l'ensemble des préfectures, est à leur disposition afin de faire apparaître, entre autres, les résultats de leurs sous-préfectures et de créer plus aisément des indicateurs locaux. Cette application permet également de disposer de tableaux de bord prédéfmis et de graphiques automatiques. Pour assurer l'information de l'administration centrale, une mise en cohérence des dispositifs de collecte statistique par les différentes directions du ministère de l'intérieur a été opérée grâce à Infopref. Les données élémentaires nécessaires au calcul des indicateurs du contrôle de gestion assurent l'information statistique de ces directions, ce qui permet d'éviter aux préfectures d'avoir à opérer une double transmission. Pour assurer l'information du Parlement, une dizaine d'indicateurs de la performance globale des préfectures sont extraits, par l'administration centrale, des systèmes Indigo et Concorde. Les objectifs, indicateurs et valeurs cibles retenus figurent dans le projet annuel de performance. L'objectif pour le prochain exercice sera de simplifier et d'adapter le dispositif actuel, en coopération avec les directions métiers et avec les préfectures. Ceci passera par : un rapprochement entre les outils du contrôle de gestion et les applications nationales existantes (bases métier) ou avec d'autres outils de gestion existant, afin de simplifier le recueil des données de base des indicateurs partout où ce sera possible (par exemple BGP2 destiné au pilotage de la masse salariale et qui abrite ANAPREF, système de ventilation analytique des effectifs par missions et fonctions pourrait permettre de récupérer directement le chiffre des effectifs ventilés évitant ainsi une double saisie) ; une adaptation des indicateurs aux évolutions des missions des préfectures. Plusieurs indicateurs sont actuellement à l'étude et devraient remplacer progressivement les indicateurs existants (pilotage des politiques régionales, formation,...). Les outils du contrôle de gestion sont des éléments indispensables au dialogue de gestion entre le responsable de programme et ses responsables de budget opérationnel. Les indicateurs et ratios régionaux deviennent une référence commune pour évaluer la performance des préfectures et sont amenés à jouer un rôle prépondérant dans la réallocation des moyens en fonction des mesures mises en oeuvre à la suite de la révision générale des politiques publiques. Par ailleurs, le pilotage par objectifs, associé à la fixation de valeurs cibles nationales sur certains indicateurs et ratios, a permis d'observer une amélioration de la qualité de gestion et de l'efficience des services comme en témoignent les résultats annuels 2007. Le coût de la téléphonie par agent, indicateur figurant dans le volet performance du programme, a ainsi été réduit de 30 % par rapport à 2004 ; de la même façon le ratio d'efficience des services de délivrance de titres a globalement progressé passant de 465 titres par agent et par mois en 2002 à 526 en 2007.